Politique d’intégrité

1. Message de la direction d’AEDES

Un des atouts majeurs d’AEDES est sa réputation d’intégrité, d’équité et de probité. Le conseil d’administration d’AEDES s'engage à préserver cette réputation en défendant ces valeurs afin que AEDES soit perçu comme un partenaire professionnel fiable et digne de confiance.

Nous prenons au sérieux notre engagement à adopter des règles rigoureuses de conduite professionnelle. C’est pour faire la preuve de cet engagement et clarifier ce que l’on entend par « règles rigoureuses de conduite professionnelle » que la direction d’AEDES a adopté la présente politique d’intégrité. 

Le présent document édicte des règles générales de conduite et décrit les principes suivis par AEDES. Ces règles et principes sont de portée générale et devront être respectés par les collaborateurs de AEDES. Les collaborateurs agiront conformément aux règles et procédures établies par AEDES.

Au cours des années passées, nous avons ardemment travaillé à bâtir la réputation d’AEDES. Nos clients, nos actionnaires et les collaborateurs d’AEDES bénéficieront des efforts déployés pour continuer à défendre ces valeurs et maintenir un haut degré de probité.

2. Principes suivis par AEDES

AEDES s’engage à fournir le meilleur service à ses clients. C’est pourquoi AEDES recherche en permanence les bonnes procédures et les bons outils pour veiller à fournir ses services avec toute la diligence et le professionnalisme nécessaires, dans le respect de l’honnêteté, de l’éthique commerciale, des lois, règles et règlements applicables et des meilleures pratiques du secteur.

AEDES a en outre mis en œuvre des principes qui font sa force et sa renommée, afin d’assurer la qualité de ses services. Il s’agit notamment de la transparence, du « J+2 », de la gestion dynamite, du service personnalisé, de la créativité et de l’approche « par et pour les courtiers ». De plus amples informations sont disponibles sur le site internet d’AEDES.

2.1. Le respect des engagements

En tant qu’intermédiaire souscripteur en assurances, le respect des engagements est une valeur centrale pour AEDES. 

Qu’il s’agisse de ses relations en externe avec ses clients assurés, son réseau d’intermédiaires, ses fournisseurs ou ses partenaires professionnels, AEDES met un point d’honneur à respecter les engagements pris selon les termes et délais convenus. 

Cette  priorité absolue est également respectée au sein même de l’entreprise dans le cadre d’une organisation interne mettant l’accent sur la conscientisation et l’implication de chaque collaborateur ainsi que par la mise en place de contrôles internes et externes rigoureux.

2.2. Le respect des personnes

Pour AEDES, le respect de chacun est une priorité sans laquelle l’activité de l’entreprise ne peut s’exercer. AEDES veille à ce que chaque personne en contact avec la société se voie appliquer un strict respect de son intégrité, de sa vie privée, dans un souci de convivialité et de respect mutuel. 
AEDES condamne fermement toute forme de discrimination et s’engage à lutter contre toute forme de violence ou de harcèlement qui pourrait se présenter en son sein.

La personne victime de harcèlement au sein de l’entreprise est en droit de s’adresser à la personne de confiance désignée au sein d’AEDES sans que cela puisse lui être reproché conformément au règlement de travail en vigueur. 

AEDES veille également au bien-être de ses collaborateurs et met en place dans ce but un cadre favorable à l’épanouissement de chacun dans le cadre professionnel via notamment la promotion du sport, l’organisation d’incentives et d’activités d’entreprise, la tenue d’une lettre d’information interne, etc.

2.3. Le respect des lois et concurrence loyale

AEDES se conforme aux normes les plus élevées d’équité, de probité et d’intégrité.

AEDES respecte la lettre et l’esprit des lois et règlements en vigueur dans les juridictions au sein desquelles elle exerce ses activités. Bien que les collaborateurs ne soient pas tenus d’avoir une connaissance approfondie de ces lois et règlements, AEDES fait en sorte que chacun d’eux en ait une connaissance suffisante et puisse notamment juger de l’opportunité de demander conseil à des personnes compétentes.

2.3.1. La concurrence

AEDES a l’ambition d’être performant dans tous les domaines de son activité et d’être un partenaire privilégié pour les courtiers de son réseau ainsi que pour les clients qui choisissent ses produits. AEDES pense que la meilleure voie pour atteindre cet objectif passe par la qualité supérieure de ses produits et de ses services, la recherche et le développement, le marketing et le support à la clientèle, et non par des pratiques déloyales ou illégales.

Par ailleurs, AEDES reconnaît qu’une participation quelconque de sa part à des pratiques anti-concurrentielles porterait préjudice à sa réputation et à celle de ses collaborateurs. Aussi, AEDES s’efforce de veiller à ce que ses collaborateurs qui sont concernés par des concurrents et sa position compétitive aient une connaissance suffisante des règles de concurrence et à ce qu’ils sachent qui consulter le cas échéant. 

2.3.2. La lutte contre le blanchiment, le financement du terrorisme et la fraude fiscale

Jouissant d’une solide réputation dans le domaine du secteur de l’assurance, AEDES s’interdit toute relation avec des personnes ou des organisations soupçonnées d’activités illégales ou immorales. L’admission de nos nouveaux clients se fera conformément aux règles de vigilance qui s’imposent. Nous défendrons notre organisation contre toute atteinte portée par des personnes ou des organisations mêlées à des activités criminelles. AEDES se conformera à l’esprit et à la lettre des lois, règlements et circulaire en vigueur en la matière. 

2.3.3. Protection des clients et confidentialité des données

AEDES respecte la législation en vigueur en matière de respect et de protection de la vie privée.

Toute information privilégiée ou confidentielle, qui concerne AEDES, un collaborateur d’AEDES ou un tiers, ne sera utilisée que dans les limites autorisées et par des collaborateurs habilités à cet effet, sauf dispositions expresses des lois ou règlements en vigueur. 

AEDES ne détournera pas de telles informations à des fins personnelles et, à aucun moment, ne prendra le risque d'un usage non conforme. Cette information ne sera divulguée à des tiers que dans les cas prévus par la loi ou lorsque cette divulgation sera rendue nécessaire pour garantir le respect de ses propres obligations.

Par ailleurs, chaque fois qu’AEDES sera en charge ou responsable d’avoirs appartenant à nos clients, les dispositions appropriées pour en assurer la protection seront prises.

2.3.4. Codes de conduite

Conformément à la réglementation européenne MiFID (Markets in Financial Instruments Directive) et à son application nationale au secteur de l’assurance (Twin Peaks II), Aedes s’applique également à agir d’une manière honnête, équitable et professionnelle afin de servir au mieux les intérêts de ses clients.
Aedes a une politique écrite sur la gestion et le contrôle des conflits d'intérêts potentiels qui peuvent survenir lors de la prestation de services en assurances à ses clients. 

Aedes a également conclu des conventions avec des courtiers en assurances dûment agréés. Ces conventions règlent aussi les rémunérations que le courtier peut percevoir en liaison avec la fourniture des services d’intermédiation en assurances. 

2.3.5. Relations avec les autorités de contrôle et l’actionnariat

Les activités d’AEDES sont réglementées et supervisées. 

AEDES dispose d’un agrément n°065325A en tant qu’agent non lié, qui lui a été délivré par la FSMA. Le siège de la FSMA est situé Rue du Congrès, nos 12-14 à 1000 Bruxelles,.

AEDES collabore avec la FSMA d’une manière ouverte et coopérative et la tient dûment informée des informations devant leur être légitimement communiquées ou dont la communication est requise par les lois et règlements en vigueur.

Un engagement similaire est formulé s’agissant de l’actionnariat d’AEDES qui souhaite s’assurer de la correcte mise en œuvre des procédures (notamment s’agissant de la recherche et la gestion des éventuels conflits d’intérêt) en interne.

2.4. Le professionnalisme

AEDES tient à garantir à ses contacts professionnels, qu’ils soient clients, partenaires ou collaborateurs, un contact sérieux et professionnel en toutes circonstances.

2.4.1. Information fiable et transparente

Toutes les mesures compatibles avec la conduite courante des activités d’AEDES seront prises afin d’assurer aux courtiers avec qui AEDES travaille, ainsi qu’à ses clients, une information fiable, et de leur permettre ainsi de prendre les meilleures décisions en connaissance de cause. 

AEDES s’efforce d’établir une communication loyale et transparente avec eux. Une attention toute particulière sera portée aux courtiers et aux clients qui pourraient s’avérer insatisfaits. Si des réclamations légitimes sont formulées, AEDES fera tout son possible pour y remédier et prendra les mesures appropriées pour que de telles réclamations ne puissent être formulées à nouveau.

2.4.2. Conflit d’intérêts

De même, AEDES évitera tout conflit d’intérêt qui serait au détriment de ses clients, de même qu’avec les compagnies d’assurance avec lesquelles il travaille. Si un conflit d’intérêt survenait sans qu’il pût être évité, AEDES traitera les courtiers et les clients de manière équitable, en respectant les règles de transparence et les obligations en matière de confidentialité et en limitant le préjudice qu’ils pourraient subir. Plus généralement, AEDES ne fera pas passer ses intérêts avant ceux de ses courtiers et de ses clients.

2.4.3. Formation interne

AEDES s’engage à ce que les membres de son personnel exercent leurs fonctions avec professionnalisme, compétence et efficacité. Dans ce but, un programme de formation interne a été mis en place afin d’encadrer et d’encourager l’amélioration constante des connaissances de chacun, qu’il s’agisse des connaissances relatives aux matières techniques ou réglementations applicables aux activités d’AEDES que des règles et procédures établies en interne.

2.5. La solidarité

Pour AEDES, la solidarité se traduit tant par un souci d’entraide et de convivialité en interne que par un investissement externe dans le cadre d’œuvres caritatives et de projets humanitaires. Pour un aperçu des actions et projets soutenus par Aedes, vous pouvez consulter notre site www.aedessa.be.

2.6. L’esprit d’entreprise

AEDES soutient en son sein l’esprit d’entreprise et encourage de manière générale l’entreprenariat. 

AEDES développe notamment l’esprit d’entreprise par la création de nouvelles structures destinées à l’aider dans son développement, mais également à mener leur propre évolution de manière autonome. Citons ainsi:

  • la filiale Aedes Corpus, consacrée à la gestion de sinistres (www.aedescorpus.be), 
  • la filiale Aedes Academy dont l’objet social est d’offrir pour l’ensemble du secteur de l’assurance des formations de qualité innovantes sur support virtuel (www.aedesacademy.be), 
  • la filiale Aedes IT qui propose aux professionnels de l’assurance des solutions informatiques adaptées à leurs besoins spécifiques (www.aedesit.com).

AEDES souhaite également encourager les jeunes entrepreneurs à développer leur activité via l’accompagnement et le conseil d’un cercle de « compagnons entrepreneurs ». Ce cercle est composé de différents profils actifs dans le monde de l’entreprise et pouvant, individuellement ou collectivement et dans leurs disciplines respectives, faire office de « coach » pour les porteurs de projets. AEDES a par ailleurs créé une structure spécifique, AEDES Startup, destinée à soutenir financièrement certains de ces porteurs de projets dans le lancement de leur activité.

3. Mise en œuvre de la politique d’intégrité

3.1. Organisation et contrôle interne

AEDES organise et contrôle ses activités internes de manière responsable, adhérant aux standards les plus élevés de gouvernement d’entreprise. Elle met en place dans ce but des dispositifs adéquats pour assurer les niveaux de formation et de supervision suffisants. 

AEDES opère une distinction claire entre ses intérêts professionnels et ses intérêts privés. À cet égard, AEDES maintient des règles relatives aux conflits d’intérêts et des procédures clairement définies. 

AEDES communique à ses actionnaires l’information nécessaire leur permettant de prendre toutes décisions relatives à leur participation et les mettant en mesure d'exercer leurs droits. Cela concerne notamment les informations financières et toute autre information pertinente ayant trait à la stratégie de l'entreprise. AEDES arrête une politique commerciale et financière claire et la communique à l’actionnariat, aux courtiers et à ses clients.

Le contrôle interne mis en place garantit et vérifie qu’Aedes:

  • respecte et applique toutes les exigences légales et réglementaires, 
  • suit tout code de conduite pertinent pour son activité commerciale,
  • met en œuvre les meilleures pratiques dans ses procédures et activités,
  • et reste conforme à ses principes et valeurs internes.

3.2. Contact et gestion des réclamations

Que devez-vous faire si vous constatez un comportement inapproprié ou si vous n’êtes pas satisfait de notre service ?

Pour toute plainte, contactez en première instance notre service gestion des plaintes qui examinera votre réclamation avec la plus grande attention, conciliera au mieux les différentes parties et essayera de trouver une solution.

Votre plainte peut être introduite :

  • par e-mail: gestiondesplaintes@aedessa.be
  • par fax: +32 81 73 04 87
  • par téléphone : +32 81 46 80 97
  • par écrit : Service gestion des plaintes Aedes, Route des Canons 3, 5000 Namur 

Important : 

  • dans l’hypothèse où votre plainte se rapporte à un contrat ou un dossier, veillez à renseigner le numéro ou la référence de ce dernier ;
  • décrivez le plus clairement possible le problème ou la question.

Chaque plainte méritant une réponse rapide, vous recevrez un accusé de réception dans les 3 jours ouvrables et une réponse définitive dans le mois. S’il s’avérait impossible de respecter ce délai, vous recevriez alors un message intermédiaire expliquant le motif du retard.